Gli eventi: come progettarli e realizzarli

La Checklists per pianificare il tuo prossimo meeting clubhouse porto

Gli eventi: come progettarli e realizzarli

Hai mai sentito parlare di event design? Vuoi sapere di più sugli eventi, come progettarli e realizzarli ?

Fare in modo che i partecipanti ne parlino per mesi? 

Le parole magiche sono strategia e creatività

Iniziamo con i termini chiave di un evento: cos’è l’event design?

Il design dell’evento è l’aspetto di un evento. Ossia l’arredamento, la scenografia, la disposizione degli oggetti nella sala, il tema scelto. Tutti questi elementi giocano un ruolo fondamentale nella progettazione.

La figura che se ne occupa è l’event designer.

In cosa l’event design è diverso dallo stile?

Lo stile dell’evento si riferisce a tutti gli aspetti visivi, inclusi elementi come illuminazione, fiori, tovaglie.. 

Nei grandi eventi ci sono gli stilisti degli eventi, queste figure seguono la visione dell’organizzatore dell’evento e fanno del loro meglio per assicurarsi che il loro lavoro sia in linea con lui e con i desideri del cliente.

La principale differenza tra la progettazione dell’evento e lo stile dell’evento è che i progettisti di eventi si concentrano sulla creazione dell’estetica generale mentre lo stilista crea ed “esegue” i dettagli di quella visione

Altro elemento fondamentale è il tema dell’evento, ossia la grande idea su cui esso si basa e spesso coinvolge il tono generale, la struttura e gli obiettivi dell’evento.

Ad esempio, se l’organizzatore dell’evento sceglie il tema della natura, è compito dello stilista dell’evento capire quali attività si svolgeranno, quali elementi di arredo serviranno, il cibo, le decorazioni..

Quindi i designer di eventi trascorrono più tempo a inventare il tema generale dell’evento mentre gli stilisti si concentrano sul dare vita al tema, realizzarlo concretamente.

Gli eventi: come progettarli e realizzarli è un tema semplice, ma complesso allo stesso tempo: proviamo a immaginarci quindi:

Come progettare un evento in 3 semplici passaggi

Indipendentemente dal tipo di evento (aziendale, privato, ecc.)

1. Avere gli obiettivi dell’evento concreti e dettagliati, nonché un sistema per misurare il ROI dell’evento.

Questa è la base da cui vengono prese tutte le decisioni sul tema dell’evento. Assicurati che tu e la tua azienda o i vostri clienti abbiate la stessa visione sul perché questo evento sia importante e focalizzatevi sul cosa vorreste ottenere da esso.

Es. Se prendiamo una conferenza come il Marketing Forum di Performer Strategist, questa mira a educare gli esperti di marketing sulle ultime novità, è il più importante evento in Italia sul marketing strategico e gli speaker sono tra i più importanti esperti internazionali sui temi della digital transformation, del neuromarketing, del design e del brand empowerment.

Anche il tema del tuo evento dovrebbe avere una visione chiara: qualcosa che si adatti al marchio, ai tuoi obiettivi e ai gusti del pubblico, tutto allo stesso tempo.

2. Conosci il tuo pubblico.

Il modo migliore per identificare il tuo pubblico di destinazione per un evento è analizzare tutti i dati che potresti avere sui partecipanti di eventi precedenti. Sondaggi, tariffe di vendita dei biglietti e persino condivisioni sui social media possono aiutarti a scoprire indizi sui loro gusti e antipatie. Fai un elenco di elementi che potresti voler remixare in questo nuovo evento.

Se non disponi dei dati sui partecipanti degli eventi passati, puoi sempre provare a:

Analizzare i dati demografici degli eventi della concorrenza

Ricercare dee in altri eventi del settore simili

Inviare un sondaggio sui social media o agli iscritti alla tua newsletter

Raccogli informazioni sui tuoi potenziali partecipanti per ottenere una migliore comprensione dei loro interessi e obiettivi personali. I dati sono i tuoi migliori amici. Osserva numeri e schemi.

3. Scegli un luogo dell’evento che supporti i tuoi obiettivi e soddisfi il tuo pubblico di destinazione.

La sede dell’evento determina la maggior parte dell’aspetto del tuo evento. 

Considera che negli ultimi anni c’è stata anche una crescente domanda di sedi non tradizionali.

Es. se vuoi realizzare un evento di team building potresti fare la classica riunione in una sala conferenze e poi organizzare un’uscita in barca a vela.

Parliamo ora di creatività.

Usa queste idee per trarre ispirazione e stupire i tuoi partecipanti!

1. Mappa del percorso del partecipante

Entra nei panni del tuo pubblico e considera il tuo evento attraverso gli occhi dei partecipanti.

Quando crei una mappa del percorso dei partecipanti, sarai in grado di capire perché i partecipanti dovrebbero voler partecipare al tuo evento, come sarebbero più propensi a scoprirlo e come potresti aumentare la partecipazione.

A volte tutto ciò di cui un potenziale partecipante ha bisogno per fare clic sul pulsante di registrazione è un nuovo concetto di evento.

2. Scelta del punto focale dell’evento

L’attrazione principale costituirà il fulcro di tutte le altre idee. Una volta che hai definito il punto focale, hai svolto più della metà del duro lavoro necessario per realizzare un fantastico evento.

3. Considerare partner e sponsor

Comunica bene con i partner e gli sponsor osservando l’evento dal loro punto di vista e comprendendo quali informazioni sono più rilevanti per loro. Ad esempio, uno sponsor di una conferenza sarà più interessato ai propri striscioni e segnaletica rispetto al ristoratore che hai scelto.

In un prossimo articolo approfonderemo il tema degli stakeholder, qui volevo darti qualche spunto sugli eventi, come progettarli e realizzarli, focalizzandoti sul tema, sulla scelta della location, sulla creatività, sul pubblico, sulle due figure chiave (una nei piccoli eventi) e i loro ruoli.

“People make events into stories. Stories give events meaning.”

Scarlett Thomas

Vuole saperne di più sulla preparazione e gestione delle riunioni?

Che si tratti di un sales meeting, di un incentive, della presentazione di un nuovo prodotto o team building in Clubhouse Porto potrai sentirti a casa e personalizzare ogni aspetto del tuo evento

Tu penserai alla sostanza e noi ci occuperemo di tutta la logistica, in modo che i tuoi ospiti vivano e condividano esperienze ed emozioni uniche.

Per ogni evento abbiamo lo spazio giusto: potrai contare, infatti, su diverse sale meeting, di cui alcune modulabili (la più grande fino a 30 persone a platea), con vista sul porto della città.

Siamo a tua disposizione per trovare la soluzione ideale e supportarti nella programmazione del tuo evento. 

Ti aspettiamo!

salotto chp
Alice Strano

Alice Strano

Event Manager

& Phygital Marketing Specialist

La checklists per pianificare il tuo prossimo meeting

La Checklists per pianificare il tuo prossimo meeting clubhouse porto

La checklists per pianificare il tuo prossimo meeting

Tutti sanno quanto sia importante la pianificazione è che sta anche alla base di un meeting importante. 

Più lavoro fai prima di entrare nella sala, più produttivo ed efficiente sarai il giorno della riunione. 

Ma quanti si preparano davvero per tempo?

Qui troverai la checklists per pianificare il tuo prossimo meeting.

Ti aiuterà a preparare le riunioni in modo più semplice e veloce per risparmiare tempo. 

Ti consiglio di salvare la foto o la pagina e controllarla prima di ogni meeting.

Buona pianificazione!

“I nostri obiettivi possono essere raggiunti solamente attraverso una buona pianificazione nella quale dobbiamo assolutamente credere e in base alla quale dobbiamo agire”

Pablo Picasso

La Checklists per pianificare il tuo prossimo meeting clubhouse porto

Spero che la checklists per pianificare il tuo prossimo meeting ti sia d’aiuto in modo tale da non lasciare più niente al caso!

Vuole saperne di più sulla preparazione e gestione delle riunioni?

Che si tratti di un sales meeting, di un incentive, della presentazione di un nuovo prodotto o team building in Clubhouse Porto potrai sentirti a casa e personalizzare ogni aspetto del tuo evento

Tu penserai alla sostanza e noi ci occuperemo di tutta la logistica, in modo che i tuoi ospiti vivano e condividano esperienze ed emozioni uniche.

Per ogni evento abbiamo lo spazio giusto: potrai contare, infatti, su diverse sale meeting, di cui alcune modulabili (la più grande fino a 30 persone a platea), con vista sul porto della città.

Siamo a tua disposizione per trovare la soluzione ideale e supportarti nella programmazione del tuo evento. 

Ti aspettiamo!

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Alice Strano

Alice Strano

Event Manager

& Phygital Marketing Specialist

Vacanze tra relax e programmazione

Vacanze tra relax e programmazione: 

hai pensato come creare esperienze memorabili con il tuo team?

Agosto è periodo di vacanze tra relax e programmazione.

Se ci pensi è un po’ come dicembre, quando scriviamo la lista dei buoni propositi per l’anno nuovo.

Una domanda che dovresti porti in queste vacanze è: come posso creare esperienze memorabili con il mio team?

Il lavoro di squadra è importante, soprattutto nel mondo di oggi, altamente digitale. 

Le aziende che enfatizzano il lavoro di squadra innovano più rapidamente, vedono gli errori più velocemente, trovano soluzioni migliori ai problemi e ottengono una maggiore produttività.

Come migliorare quindi il lavoro di squadra?

Un modo è sicuramente organizzare periodicamente convention e meeting. 

Questi sono dei momenti formativi di vitale importanza per una realtà imprenditoriale: sono utili non solo per favorire il team building, ma anche per presentare i risultati di fine anno o promuovere un nuovo obiettivo.

Aiutano le persone a sentirsi incluse e dovrebbero trasmettergli il “sentirsi parte di una squadra”, di un team. 

I meeting, inoltre, offrono importanti opportunità ai membri del team: di contribuire con le loro idee, le loro aspettative, bisogni e desideri. Sono essenziali. Sono uno scambio.

“Con il talento si vincono le partite, ma è con il lavoro di squadra che si vincono i campionati”. 

Michael Jordan

Un luogo dove sentirsi a casa

Che si tratti di un sales meeting, di un incentive, della presentazione di un nuovo prodotto o team building in Clubhouse Porto potrai sentirti a casa e personalizzare ogni aspetto del tuo evento

Tu penserai alla sostanza e noi ci occuperemo di tutta la logistica, in modo che i tuoi ospiti vivano e condividano esperienze ed emozioni uniche.

Per ogni evento abbiamo lo spazio giusto: potrai contare, infatti, su diverse sale meeting, di cui alcune modulabili (la più grande fino a 30 persone a platea), con vista sul porto della città.

Siamo a tua disposizione per trovare la soluzione ideale e supportarti nella programmazione del tuo evento. 

Ti aspettiamo!

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Alice Strano

Alice Strano

Event Manager

& Phygital Marketing Specialist